2022.06.24

テレワーク中に宅配便が来た!対処法を考えてみた

テレワーク中に宅配便が来た!対処法を考えてみた
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押忍!

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お主テレワーク会議の途中で宅配が来たらどう対処しておる!?

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押忍!テレワーク会議中の宅配や来客は無視していることが多いですね!

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うむ、それも一つの方法だ!
そんなお主にテレワーク会議中に宅配が来た時の対処法を教えてしんぜよう!

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押忍!お願いします!

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うむ!楽しく学んで強くなろう!

日本でもだいぶ定着しつつあるテレワーク。
通勤しなくても良いというメリットは大きいですが、家で仕事をするからこその悩みも出てきます。

来客があったらどうする?話をしている最中に宅配便が来たら出てもいいの?
など、テレワークならではの悩み解決法についてまとめました。

今まで困ったことがある人も、これからテレワークを始める人もぜひ参考にしてください。

テレワークで会議中に宅配便が来たら?


テレワークで会議をしている最中に「ピンポーン!」と誰かが来てしまったら、どうすれば良いでしょうか?

以下の3つの対応が考えられます。

対処その1 そのまま会議を続ける

仕事をしている最中なので基本的には仕事を優先させます。
特に、相手が社内の気心知れたメンバーでない限り、ピンポーンと聞こえてもそちらは無視するしかありません。

何度もインターホンがなると相手にも聞こえてしまいますので、自分が発言中でない限りは音をミュートにしておくと安心です。

対処その2 すみませんと断って出る

同じチームのメンバーとの打ち合わせや、自分が進行役ではなく話を聞くために参加している会議なら、一瞬席を外すと断れば対応しても大丈夫です。

対処その3 最初からビデオをオフにしておく

会議の内容にもよりますが、最初に挨拶をすれば、そのあとはビデオをオフにしておくというのもありです。

会議は案件を処理する、結論を出すのが目的であって、一人一人の顔を確認することが目的ではありません。

ビデオがオフになっていて、なおかつ音もミュートにしておけば、宅配便の対応くらいしても相手に知られることはありません。

が、しかし、無言で離席すると会議は会議で進行してしまうため、話について行けなくなってしまいます。

必ずチャット機能などを利用してメッセージで「3分ほど席を離れます。」などと発信し、戻ってきた場合にも「いま、戻りました。」のように発信することを忘れずに。

テレワークであってもビジネスマナーは大切です。

テレワークのビデオ会議中に来客が来ても安心の対策


突然の来客で慌てないために、ビデオ会議を始める前に以下の対策をとっておくと安心です。

インターホンの音を下げておく

いつものボリュームだとビデオ会議の相手にも聞こえてしまうので、あらかじめインターホンの音量を下げておきます。

そうすれば来客や宅配だとは気づかれにくく、「ちょっと席を外します」と断って対応しやすくなります。

荷物の配達時間を指定する

ネット通販など荷物が来ることが分かっているなら、できるだけ日中に来ないよう配達時間を指定します。

もしうっかり指定するのを忘れて買い物を完了したとしても、荷物の番号を運送会社に知らせて配達時間をあとから指定することも可能です。

張り紙をしておく

配達時間の指定が間に合わなかった、できなかったという場合には、テレビ会議中に来た時に備えてドアに張り紙をしておきます。

「会議中につき、荷物は玄関前に置いておいてください」など、テレビ会議の間だけで良いので「置き配」をしてもらうようにすると良いでしょう。

宅配ボックスを用意する

しょっちゅう会議があって、いちいち張り紙するのも面倒という場合は宅配ボックスを用意すると便利です。

マンションやアパートでも使えるタイプの宅配ボックスがありますので、それがあれば会議中にインターホンの音で邪魔されることもありません。

ペットや家族の声が入ってしまう心配も


音の問題でもう一つ厄介なのが、家族やペットの声です。
特に小さいお子さんがいる家庭では、会議中に子供が泣いたり乱入してきたりして困る、という人もいるでしょう。

しかしそれは、お互い様ではないでしょうか?
オフィスにいるわけではないのですから、予期せぬ音や声が入ってしまうことは誰にでもあり得ます。
あまり目くじらを立てず、笑ってやり過ごす寛容さも必要です。

こちらの音が入らないようにするには、発言するとき以外はミュートにしておけば良いので、あまり心配しなくても大丈夫です。

他のメンバーの生活音が聞こえたとしても、スルーしましょう。

テレワークのマナーをもう一度考えてみる


こんなにも一気にテレワークが広まったため、オフィスでの働き方と違うと戸惑ってしまう人が多いのも事実ですが、場所が変わっただけで仕事をしているということには違いありません。

たとえば会議中に「お電話です」といわれたとしましょう。
相手の名前を聞いて、急ぎでなければかけ直すと伝えてもらうでしょうし、急ぎで対応しなければならない要件ならば、「ちょっとすみません」といって会議から抜けるのではないでしょうか?

それと同じで、その会議と急に来た宅配便とどちらを優先すべきかを考えれば、基本的には仕事を優先すべきなので、インターホンがなっても会議を続けるべきです。

しかしせっかく配達してもらったのに出ないのは申し訳ないと思うなら、できるだけ時間指定をして確実に出られるようにしておけば良いだけのことです。

また、顔を出していないと失礼だとか、発言しないといけないなどという人もいますが、本当にそうでしょうか?

会議はスムーズに進んで結論が出ることが大事なので、必要なければビデオをオフ、音もミュートにしておけば良いのです。
あまり些末なルールにとらわれないことも大切です。

まとめ

テレワークでビデオ会議をしている最中に、宅配便などが来てしまうことはよくあることです。基本的には仕事を優先し荷物の対応は後にしますが、それは会議の内容やメンバーにもよるでしょう。

もし出ても差し支えないメンバー、会議であれば一言断って対応すれば大丈夫です。
自分が主催者であれば抜けることはできないので、仕方ないですが荷物の対応は後にしましょう。

できるだけ会議中に荷物が来ないよう、時間指定をしておくとか宅配ボックスなどの用意をしておくと安心です。

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