2022.04.28

【入門編】ビジネスチャットとは?メールとの違いやメリットを解説!

【入門編】ビジネスチャットとは?メールとの違いやメリットを解説!
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押忍!

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ビジネスチャットって知っているか!?

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押忍!会社で使っています!気軽にやり取りできて便利ですよね!

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時代に乗っているな!そんなお主に改めてビジネスチャットとは何か、メリットやデメリットについて教えて進ぜよう!

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押忍!お願いします!

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うむ!楽しく学んで強くなろう!

ビジネスメールに代わり、社内だけでなく社外との連絡にも使われ始めている、ビジネスチャット。

メールというよりかLINEのような雰囲気もあるため、「仕事で使うには軽すぎる」と感じる方もいるかと思いますが、実はとっても使い勝手のいい代物。

ということで今回は、今後より普及してくるであろうビジネスチャットについて、基本の部分を解説していきます。

※ちなみに、本記事では使い勝手をイメージしやすいようにLINEを例にすることがありますが、LINEはビジネスチャットには分類しないことがほとんどです。明確な分類基準はありませんので、ビジネスシーンでもLINEを使うことはあるでしょう。しかし、LINE=ビジネスチャットではないことも事実ですので、ご注意ください。

そもそもビジネスチャットってなにもの?


最近では当たり前のように使われている「ビジネスチャット」という単語。

お仕事のなかで業務についての連絡をとる手段として使われているものです。

「ビジネスメールとどこが違うの?」と疑問を感じるかもしれませんが、大きな違いをまとめると、

  • 文頭に挨拶がいらない
  • ちょっとした会話を仕掛けやすい
  • など色々とあります。

    こうした部分こそがビジネスチャットを利用するメリットに繋がるわけですが、詳しいメリットについては次の章で。

    本記事では具体的なビジネスチャットの紹介は省略しますが、よく登場するサービスとしてはChatwork、Slack、TEAMSなどがあります。

    ビジネスチャットを使うメリットは何?


    さて、なんとなくビジネスチャットがどのようなものかという部分を理解して頂けたかと思いますが、メリットが分からなければ使う意味を見出せませんよね。

    ということでここからは、ビジネスチャットを利用するメリットを詳しく挙げていきます。

    文頭に挨拶、文末には署名が不要

    通常は誰を相手に送るメールであれ、文頭には「お疲れ様です。」「いつもお世話になっております。」などの挨拶を入れますし、文末には「部署 名前」といったような署名を書きます。

    しかしこの作業について、誰しもが一度は「無駄じゃない?」も思ったことがあるはず。

    「この作業がなければ時間の節約になるのに」「書かないとビジネスマナー違反と叱られてしまうし」「何度もやり取りしているのに毎回名乗るの逆に変じゃない?」と悩んだり感じている方も少なくないと思いますが、ビジネスチャットではそれらから開放されます。

    それこそLINE風のやりとりができるので、挨拶や署名を書かずにいきなり本題に入ることが可能です。

    まさに本当に重要なところだけを伝えることができるのが、ビジネスチャットの大きな魅力でしょう。

    砕けた表現がOK

    どうしてもメールになるとかしこまった表現になり、「結局、何を伝えたいの?」といった遠回しな文章になってしまうこともあります。

    しかしビジネスチャットであれば砕けた会話調の文章でもOKですから、「そういえば〇〇ってどうなりました?」といったように軽く会話に踏み出すことができますし、遠回りな文章に対しても「すみません、それはどういう意味でしょうか?」とピンポイントですぐに尋ねることもできます。

    そうすれば「認識ズレ」も減りますし結果的に「時短」にもなり、業務効率も成果も間違いなく向上するでしょう。

    この感覚は電話に近いのかもしれませんね。場合によっては隣の席の人に尋ねるような距離感が生まれます。

    社員同士の繋がりを作りやすい

    ビジネスチャットは色々なツールがありますが、なかには任意でグループを作成することができるものもあります。

    これにより、お互いメールでやり取りするよりもグループで会話するため、組織としての結束意識が強くなると思われます。

    組織内でコミュニケーションが活性化されることは結束力を向上させるための重要な要素ですし、その気軽な会話のなかからアイデアが出ることもあるかもしれません。

    組織として横の繋がりを強化し、壊れにくい組織を構築していくためにもビジネスチャットはおすすめです。

    【使い方注意】間違うと逆効果?ビジネスチャットの気をつけるべき点とは


    ここまではビジネスチャットのメリットを見てきましたが、やはりデメリットも多少なり出てきてしまいます。

    ただ注意して使うことで防げるデメリットですので、いまのうちから知っておきましょう。

    チャットでの会話が弾んで仕事に集中できなくなるかも

    「ビジネスチャット」という言い方をしていますが、そこはやはりチャットですから感覚としてはLINEのようになって話が仕事以外に逸れてしまうこともあります。

    普段からLINEを使っている方ならわかると思いますが、LINEというのは特にグループだと会話が盛り上がってしまいますよね。そして、そうなるとひっきりなしに通知が入ることがあります。

    ビジネスチャットは特に業務効率を上げるために通常はグループを作って、関係部署や関係者、取引先など複数人がそのグループ内でチャットを読み書きできる状態となっていることがほとんどです。

    プライベートで暇なタイミングであればいいのですが、ビジネスチャットは仕事中に使用しているため、他のデスクワークをしているときに通知が立て続けに入ってくるということになります。

    そこでチャットにイチイチ反応していれば逆にデスクワークが進まなくなり、集中力を低下させ、結局ひとりの社員として生産性も低下してしまうでしょう。

    これではビジネスチャットとして本末転倒であり、逆効果になっていると言えます。

    そのためビジネスチャットではあっても予め「私語は慎む」などのルールを決めておくといいですね。

    プライベートとの区別がつきにくくなる

    本人が通知をオンにしていれば、という話になりますが、ビジネスチャットの場合、気軽に送れる分だけプライベートの時間にも送られてくるかもしれないということです。

    特にコロナ禍においてはテレワーク、在宅勤務が増えたことでビジネスチャットはどのサービスでもPC版とそれと連動したスマホ版のアプリが整っていますので、比較的スマホでの利用もされているようです。

    そうした状況から、仕事が終わって食事をしているとき、電車に乗っているとき、オフの日も、チャットが届く可能性があります。

    そのときに、「いつでもどこでも仕事のチャットが届く」と感じてプライベートでも疲れを感じてしまえば、精神的な疲労が溜まっていくだろうし、そうなればいざオンの時に仕事のパフォーマンスにも影響が出るかもしれません。

    社員一人一人が対策をとればよいのですが、ビジネスチャットは仕事とプライベートの区別がつきにくくなるというデメリットがあるでしょう。

    ※一応ビジネスチャットには標準的な機能の1つとして、決めた時間以外通知をオフにするような設定ができるものがほとんどですので、設定を工夫することで一定の軽減は可能です。

    まとめ

    ビジネスシーンでも胸を張って使える「LINE」といったような感じの、ビジネスチャット。

    メールを使用していて不要だと感じるところを省いて気軽に連絡がとれるのが大きな魅力で、組織内でのコミュニケーションが弾む、情報交換が密にできる、共有がスムーズといったメリットがあります。

    デメリットもあるものの、使い方さえ守ればしっかりと業務の効率を上げる方法として役立ってくれるツールですので、おすすめです。

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