2022.05.27

【コロナ禍必須アイテム】オンライン会議をすることのメリットは何?できることを解説!

【コロナ禍必須アイテム】オンライン会議をすることのメリットは何?できることを解説!
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押忍!

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お主オンライン会議は使いこなしているか!?

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押忍!最近はオンラインでの会議をすることが増えました!
ですが使いこなしているかと言われるとわからないです!

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ならばお主にオンライン会議でできることとメリットを教えてしんぜよう!

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押忍!お願いします!

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うむ!楽しく学んで強くなろう!

感染症の影響により対面で実際に会って会議や商談をすることが難しくなっているこのご時世ですが、この環境で大活躍しているのが、オンライン会議。

しかし場合によっては導入する時期を逃してしまい、「そもそもオンライン会議ってどんなものなのだろう」と未だもやもやっと疑問を抱いている方もいるはず。

今回は「オンライン会議をすることでどのようなメリットがあるのか」「オンライン会議にはどのような機能があるのか」といったところを解説していきます。

オンライン会議のツールで使える機能はどんなもの?


まずはオンライン会議をするツールで使える基本的な機能を見ていきましょう。

オンライン会議ツールには色々な種類がありますが、そのようなツールの多くで使用することのできる、「基本的な機能」について解説していきます。

機能① 資料や画面の共有機能

会議と資料は切っても切れない縁ですよね。

資料があって説明をして、そこから話が広がるのが会議です。

そのためいくらオンラインであってもお互いの手元に資料がなければ話になりません。

もし紙の資料で用意をしてしまったらわざわざ郵送で相手の所在するところまで送らなければならないかもしれませんが、大抵のオンライン会議のツールには「画面を共有する機能」があります。

画面上に開いた資料を映して共有することができるため、言葉だけでなく時にはマウスで指し示したり、グラフを動かしたりしながら説明をすることも可能。

基本的な機能ですが、色々なシチュエーションで活かせる機能になるでしょう。

機能② チャット機能

会議といっても「話しをする」ばかりじゃなく、その場でWebページのURLを紹介したり、特定のページから資料をダウンロードしてもらいつつ話しを進めたり、難読な文字を確認したり、連絡先メールアドレスを交換したり、とオンライン会議では「文字」をやりとりすることが多々あります。

URLであればクリック一発でページが開けますし、難読な漢字でもメールアドレスでもコピペできます。

メールアドレスの「B」と「V」を聞き間違ってて一向に届かない、なんて言うことはほぼ無くなる訳です。

会議の最後に、要点を文章化して認識齟齬がないか確認するような使い方も定番な使い方です。

機能③ 動画再生機能

オンライン会議ツールというのは、会議はもちろん商談やセミナーの場でも使うことができます。

そういった場面で活躍するのが「動画再生機能」です。これは全てのオンライン会議ツールに備わっている訳ではありませんが、便利な機能の1つであるのは間違いないです。

商談においてプロモーションビデオなどを再生しながら説明したい場面があるかもしれませんし、セミナーにおいては誰かが実際にやっている動きを見せながら説明する場面があるかもしれません。

言葉やグラフだけでなく、実際に動きを見せて説明できるとより理解しやすくなることもありますから、この機能もより会議を円滑に進めるための一つとして活用できるといいですね。

ちなみに、この機能が備わっていない場合には「画面の共有機能」を使います。自分のパソコン内で再生している動画を共有して見せるという方法です。このアイデアを知らない人が多いので、ぜひ活用してみて欲しいです。

オンライン会議をするメリットって何?


ここまではオンライン会議ツールの基本的な機能を紹介してきましたが、ここからはオンライン会議をするメリットについて解説します。

改めてオンライン会議を導入するきっかけとしてご活用ください。

メリット① 交通費が浮く

当たり前の話ですが、オンライン会議をするときにはお互いに居るところから動かなくてよいわけなので、交通費がかかりません。

従来であればどちらかがもう片方のいるところに出向いて実際に会いに行けなければいけませんでしたが、パソコンと通信環境さえ整っていればいつでもどこでも会議を開くことができるわけです。

交通費が浮くということは移動時間が浮くということですから、業務の効率化にも繋がるでしょう。

メリット② 会議の準備をする手間が省ける

機能紹介の部分でも紹介した通り、ツールによっては資料や画面の共有が容易にできるようになっています。

そのため今までは毎回資料を紙に印刷していたわけですが、その手間が省けるようになったわけですね。

もっと言えば、印刷をするための用紙代も浮くことになります。

印刷するための時間だけでなく、印刷物を一人分ずつ取り分けて整理するといったこともしなくなるわけですから、これもまた業務の効率化ということになりますね。

メリット③ 録画録音機能を使用すれば、会議の振り返りが可能に

これに関しては機能紹介にもなる気がしますが、ツールによっては会議中の映像を録画したり音声を録音したりしておくことができる場合もあります。

録画しておけばあとから会議でどのようなことを話したのか振り返ることができますし、もしも会議を欠席した人がいても内容を追って把握することができるようになります。

ツール自体に備わっていない場合でも、パソコンにインストールできる別のフリーソフトもありますから録画録音はいろんな方法で可能だったりします。

「僕こないだの会議欠席してたので、内容がよくわからないんですよ」という言い訳が利かなくなります(笑)

というのは冗談としても後々確認できるので心強いのは間違いないです!

逆の場合も便利ですよ。

「この前の会議を録画しておいたので、後で君も見ておくといいよ。」なんて共有してもらえることもあり、会議が同じ時間で開催されても大丈夫だったりします!

つまり一日が何倍も効率的になるんです。

すぐに使えるオンライン会議ツールをご紹介!


ここまでオンライン会議ツールの機能や利点に触れてきました。

じゃあ、どのツールを使えばいいの?ということで導入しやすい4つのツールをご紹介します。

まずは導入しやすいように、「無料で使える」点で比較してみました!

Zoom

今、日本でのトップシェアを誇るオンライン会議ツールはZoomです。

無料で使えるプランとしては

  • 40分間のミーティング
  • 100名まで参加可能
  • ですが、機能としては資料や画面の共有機能、チャット機能はもちろん使えます。

    なお、40分以上のミーティングや録画機能を利用する場合は有料版へのアップグレードが必要となります。

    https://zoom.us/

    Microsoft Teams

    Microsoft Teamsは

    無料で使えるプランとしては、

  • 60分間のミーティング
  • 100名まで参加可能
  • で、機能としては資料や画面の共有機能、チャット機能が使えます。

    無料のプランでは、Zoomと比べて会議時間が長く取れるので会社での会議利用に適しているでしょう。
    なお、1時間を超えて会議をする場合は有料版へのアップグレードが必要となります。

    https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

    Google Meet

    Google Meetは

    無料で使えるプランとしては、

  • 60分間のミーティング(3名以上)
  • 100名まで参加可能
  • で、機能としては資料や画面の共有機能、チャット機能が使えます。
    1対1の会議では時間無制限で使えることがメリットです。

    録画機能の利用や、3名以上で1時間を超えて会議をする場合は有料版へのアップグレードが必要となります。

    https://apps.google.com/meet/

    どこでもSHOWBY

    どこでもSHOWBYは外部企業との商談時に使えるツールです。

    無料で使えるプランとしては、

  • 無制限のミーティング
  • で、機能としては資料や画面の共有機能、チャット機能が使えます。
    相手との接続も、事前の会議URL共有やアプリインストールが不要で、「初めて会話する相手」との接続に強みがあります。

    1対1の会議/商談に特化しており、ファイルの送受信やトークスクリプトなど商談で使える機能が備わっています。
    逆に3名以上の会議では利用できないのでZoomなどの会議ツールと併用することが良いでしょう。

    https://www.showby.cloud/detail/

    まとめ

    ここまで、オンライン会議ツールで使える基本的な機能をはじめ、利用することのメリットも紹介してきました。

    ツールによって使える機能もあれば使えない機能もあるかと思いますが、資料をその場で共有したり録画したりと機能はたくさんありますし、お互いに移動をする必要がなくなるため交通費が削減できるといったメリットがあります。

    こうしてまとめてみると、どれも業務の効率化に繋がるものばかりですね。

    機能やメリットを上手に活用しながら、円滑な会議を進めていきましょう。

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