【コロナ禍必須アイテム】オンライン会議をすることのメリットは何？できることを解説！

会議と資料は切っても切れない縁ですよね。

資料があって説明をして、そこから話が広がるのが会議です。

そのためいくらオンラインであってもお互いの手元に資料がなければ話になりません。

もし紙の資料で用意をしてしまったらわざわざ郵送で相手の所在するところまで送らなければならないかもしれませんが、大抵のオンライン会議のツールには「画面を共有する機能」があります。

画面上に開いた資料を映して共有することができるため、言葉だけでなく時にはマウスで指し示したり、グラフを動かしたりしながら説明をすることも可能。

基本的な機能ですが、色々なシチュエーションで活かせる機能になるでしょう。

会議といっても「話しをする」ばかりじゃなく、その場でWebページのURLを紹介したり、特定のページから資料をダウンロードしてもらいつつ話しを進めたり、難読な文字を確認したり、連絡先メールアドレスを交換したり、とオンライン会議では「文字」をやりとりすることが多々あります。

URLであればクリック一発でページが開けますし、難読な漢字でもメールアドレスでもコピペできます。

メールアドレスの「B」と「V」を聞き間違ってて一向に届かない、なんて言うことはほぼ無くなる訳です。

会議の最後に、要点を文章化して認識齟齬がないか確認するような使い方も定番な使い方です。

オンライン会議ツールというのは、会議はもちろん商談やセミナーの場でも使うことができます。

そういった場面で活躍するのが「動画再生機能」です。これは全てのオンライン会議ツールに備わっている訳ではありませんが、便利な機能の１つであるのは間違いないです。

商談においてプロモーションビデオなどを再生しながら説明したい場面があるかもしれませんし、セミナーにおいては誰かが実際にやっている動きを見せながら説明する場面があるかもしれません。

言葉やグラフだけでなく、実際に動きを見せて説明できるとより理解しやすくなることもありますから、この機能もより会議を円滑に進めるための一つとして活用できるといいですね。

ちなみに、この機能が備わっていない場合には「画面の共有機能」を使います。自分のパソコン内で再生している動画を共有して見せるという方法です。このアイデアを知らない人が多いので、ぜひ活用してみて欲しいです。

当たり前の話ですが、オンライン会議をするときにはお互いに居るところから動かなくてよいわけなので、交通費がかかりません。

従来であればどちらかがもう片方のいるところに出向いて実際に会いに行けなければいけませんでしたが、パソコンと通信環境さえ整っていればいつでもどこでも会議を開くことができるわけです。

交通費が浮くということは移動時間が浮くということですから、業務の効率化にも繋がるでしょう。

機能紹介の部分でも紹介した通り、ツールによっては資料や画面の共有が容易にできるようになっています。

そのため今までは毎回資料を紙に印刷していたわけですが、その手間が省けるようになったわけですね。

もっと言えば、印刷をするための用紙代も浮くことになります。

印刷するための時間だけでなく、印刷物を一人分ずつ取り分けて整理するといったこともしなくなるわけですから、これもまた業務の効率化ということになりますね。

これに関しては機能紹介にもなる気がしますが、ツールによっては会議中の映像を録画したり音声を録音したりしておくことができる場合もあります。

録画しておけばあとから会議でどのようなことを話したのか振り返ることができますし、もしも会議を欠席した人がいても内容を追って把握することができるようになります。

ツール自体に備わっていない場合でも、パソコンにインストールできる別のフリーソフトもありますから録画録音はいろんな方法で可能だったりします。

「僕こないだの会議欠席してたので、内容がよくわからないんですよ」という言い訳が利かなくなります（笑）

というのは冗談としても後々確認できるので心強いのは間違いないです！

逆の場合も便利ですよ。

「この前の会議を録画しておいたので、後で君も見ておくといいよ。」なんて共有してもらえることもあり、会議が同じ時間で開催されても大丈夫だったりします！

つまり一日が何倍も効率的になるんです。

今、日本でのトップシェアを誇るオンライン会議ツールはZoomです。

無料で使えるプランとしては

• ４０分間のミーティング
• １００名まで参加可能

ですが、機能としては資料や画面の共有機能、チャット機能はもちろん使えます。

なお、４０分以上のミーティングや録画機能を利用する場合は有料版へのアップグレードが必要となります。

https://zoom.us/

Microsoft Teamsは

無料で使えるプランとしては、

• ６０分間のミーティング
• １００名まで参加可能

で、機能としては資料や画面の共有機能、チャット機能が使えます。

無料のプランでは、Zoomと比べて会議時間が長く取れるので会社での会議利用に適しているでしょう。
なお、１時間を超えて会議をする場合は有料版へのアップグレードが必要となります。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Google Meetは

無料で使えるプランとしては、

• ６０分間のミーティング（３名以上）
• １００名まで参加可能

で、機能としては資料や画面の共有機能、チャット機能が使えます。
１対１の会議では時間無制限で使えることがメリットです。

録画機能の利用や、３名以上で１時間を超えて会議をする場合は有料版へのアップグレードが必要となります。

https://apps.google.com/meet/

どこでもSHOWBYは外部企業との商談時に使えるツールです。

無料で使えるプランとしては、

• 無制限のミーティング

で、機能としては資料や画面の共有機能、チャット機能が使えます。
相手との接続も、事前の会議URL共有やアプリインストールが不要で、「初めて会話する相手」との接続に強みがあります。

１対１の会議／商談に特化しており、ファイルの送受信やトークスクリプトなど商談で使える機能が備わっています。
逆に３名以上の会議では利用できないのでZoomなどの会議ツールと併用することが良いでしょう。

https://www.showby.cloud/detail/