【参考事例あり】働き方改革への取り組み

大きな会社ほど新しいことを始めるのが難しい場合もあります。

クレディセゾンでは、「セゾン・ワークライフデザイン部」を立ち上げ、複数の部署からメンバーが集まりました。

まずは社員の生の声を集めること、そしてその声を経営陣に届けること、また自分たちが実際にできることをやってみるという活動が始まりました。

それぞれ本業を持っているので、オフィシャルな活動ではあるが、「いつまでに〜しなければならない」というノルマはなく、まず現行制度の中でやれる範囲で頑張ってみるというのが活動の趣旨です。

そして集めた生の声を社長に手渡し、経営陣とも課題を共有しながら働きやすい環境づくりに取り組んでいます。

前任者にそう言われたから、と疑問も持たずにやっているルーティンワークがないでしょうか？

株式会社アプリボットではルーティンワーク（R）を効率化し、効率化で生じた時間をチャレンジ（C）に使う「CR」という制度を作りました。

効率化に取り組んだ社員を表彰することによってモチベーションアップ！大幅な業務効率化に成功しました。

上から指示をするのではなく、一人一人の意識を底上げすることに着目した取り組みです。

メールにはまだ「手紙」の要素が残っており、挨拶などビジネスメールの「型」というべきものがあります。

ですから、急いでいるときや「ちょっと確認したい」という時にはやや不便な側面も。

そこでチャットツールを取り入れたことにより、コミュニケーションがより早く会話のキャッチボールもさくさくできるようになった、という企業が増えています。

チャットツールにはこのようなものがあります。

• Chatwork
• Slack
• LINE WORKS
• Microsoft Teams

文章を書くというよりも話すようにやりとりができるので、無駄な文章作成に割く時間を減らすことができます。

ZoomやGoogleMeetなどのウェブ会議システムを、ミーティングだけに使っているのはもったいないです。

打ち合わせの時以外でも常時接続し、他の社員と一緒に仕事をしているような環境を作るという方法があります。

今どこに誰がいる、ということがわかりますし、何か聞きたいことがある時でも気軽に話しかけることができます。

離れていても本社のオフィスにいるかのような空間を作り出し孤立してしまうことを防ぎます。

『営業は足で稼ぐ』という言葉は今の時代はもう古いのかもしれません。

確かに、時間をかけて現地に赴き顔と顔を突き合わせてじっくり商談して成果を上げる方法は有効かもしれませんが、現在はウェブ商談ツールも発達してまいりました。

ZoomやGoogleMeetなどのウェブ会議ツールは、会議するためのURLを事前に共有しなければいけない一方で、『ベルフェイス』や『どこでもSHOWBY』などの商談に特化したツールは、相手先に電話する中で「ちょっと製品の内容や資料を見たい」といった要望に素早く対応が可能です。

いまだに紙で資料を保管している会社は多いですが、かさばるだけでなく欲しい時に見つからないのが紙のデメリットです。

そこで、「エバーノート」を取り入れ紙の資料をなくしつつ、全員で情報を共有できるようにするという方法があります。

テキストファイルだけでなくPDFや画像なども保存できますし、中身を検索することもできるので欲しい資料がすぐに見つかります。

社内でのやりとりを全て紙でやっている企業も、エバーノートを使うことで紙の印刷や受け渡しにかかる無駄な時間を削減できます。

勤怠管理、会計業務、労務管理などをすべてクラウドサービスを活用することで、バックオフィス業務をリモートワークでできるようにした会社があります。

書類は基本的に全てデータ化してGoogleドライブに保存、契約書はPDF化して電子署名を付与する、勤怠管理はGoogleスプレッドシート、会計処理はクラウド型のfreeeを利用するなど、徹底的に電子化を促進。

これにより業務を効率化するだけでなく、育児と仕事の両立も実現しています。