【2024年最新版】ビジネスの会議を効率化する6つのテクニック

「ハドル」とは、アメリカンフットボールの試合中にフィールド上で選手たちが円陣を組んで話し合う作戦会議のことです。

ハドルミーティングとは、10〜30分程度の短時間で行うミーティングを意味します。
これは少人数向きで、プロジェクトの進捗状況や何か問題が起きた時などに、チームで話し合います。
少人数なら、話し合いが必要になったらオフィスの片隅にパッと集まって、スタンディングで15分ぐらい話し合って、解散。
そんなスピーディーな会議を実現できます。
会議室を使う必要はないので、オンラインでも十分対応できます。

少人数で利用できるオンライン商談ツールがあると、話し合いが必要な時にすぐに対応できるので便利です。

ECサイトの開発・運営を手掛けるカナダの「Shopify」は水曜日をノー会議デーにし、3人以上の定例会議は原則禁止だと発表して話題になりました。
全世界がうらやむ対策かもしれません。
また、50人以上の大会議は木曜日の午前11時から午後5時に限定しているそうです。

決められた日時にしか会議できなくなれば、自然とムダな会議はなくなるでしょう。

会議のプレゼンが長くなるのは、資料の枚数が多いから。
紙だけではなく、パワポなどで作るスライドも制限すれば、プレゼンで話す時間も、事前に資料を作る時間も短縮できます。

「資料はA4一枚」のように制限すれば、おのずと話すポイントが絞られて、効率よくプレゼンを進められます。

これはリモートワークでのオンライン会議のための方法です。

「VR（バーチャルリアリティ）」向けアプリを選び、専用のゴーグルをつけて、仮想空間を利用して会議をします。
参加者はアバターを選ぶのが、通常のオンライン会議との大きな違いです。
アバターを通して体の動きや表情が伝わるので、臨場感があり、コミュニケーションを取りやすいと言われています。
普段は怖い上司がかわいらしいアバターだったら、親しみがわいて話しやすくなるかもしれませんね。

「決まらない会議」の原因の一つは参加人数です。参加者が7人を超えると、1人増えるたびに生産性が10％下がるという「7の法則」というものがあります。
この法則では、17人を超えると意思決定の効果がゼロになるのだとか。
それを知れば、少人数で会議をするのがいいという結論になるでしょう。

少人数ならオンライン会議でもやりとりしやすいので、生産性が上がります。

最後はアナログな方法ですが、会議室にタイマーを設置して、時間が来たら鳴るようにしておくと、ダラダラ会議を防げます。

一人当たりの発言時間を制限するのも方法の一つ。
上司の話が長くても強制終了できるかもしれません！