アポイントメールで時短を実現し、トラブルを防ぐポイントを解説！

自分「3月でご都合のよい日時を教えていただけないでしょうか」
相手「3月は、10日は終日OK、11日は午前中OK、12日は…」
自分「申し訳ございません。候補に挙げていただいた日時は既にスケジュールが入っているので、第4週、5週辺りでご都合のよい日時はございますか」
相手「（せっかく教えたのに……）30日なら空いております」
自分「それでは、30日の14時～17時のうち、1時間、お時間を取っていただけるでしょうか」
相手「（なんかイライラしてきた）14時から15時でお願いいたします」
自分「承知いたしました。場所はどちらにいたしましょう」
相手（もう、この案件は断ろう）

これだと、たった一時間のスケジュールを決めるために、何往復するんだろう、という感じですよね。
これを防ぐには、最初のメールでスケジュールや場所を提案してしまいます。

自分「可能でしたら、御社にお伺いして、1時間ほどご説明のためのお時間を頂戴できればと存じます。

5月25日（月）　10：00～13：00
5月26日（火）　15：00～17：00
5月29日（金）　終日可能です

上記でご都合の良い日時をお教えいただけるでしょうか」
相手「5月26日（火）　16：00～17：00でお願いいたします。
来社したら弊社の受付にてお手続きをお済ませください」
自分「承知いたしました。よろしくお願いいたします」

これだけのやりとりで済みます。

皆さんも、「10月1日（火）の14時からお願いします」と送られてきたメールの日時と曜日がズレていて、「どちらが正しいのだろう？」と戸惑ったことはありませんか？
誰でもこういう単純なミスはするものです。

双方の時間をムダに奪わないようにするために、次のポイントを意識するようにしましょう。

• 送る前に何度も読み返す

ごくごく当たり前の方法ですが、これをおろそかにして、よく確認しないまま送信する人は少なくありません。
日時や相手の名前、場所の名前などを何度も確認してから送ること。

• リマインドメールを送る

アポイントメールを一度送って当日を待つのではなく、前日にリマインドメールを送りましょう。
スケジュールの間違いはここで気づいて防げるので、この一手間を惜しまないことです。

アポイントメールには面談の目的や日時など、必要最低限の情報だけを入れるようにしましょう。

「弊社は今、このような取り組みをしており、導入している自治体も多く、また●●●という雑誌の読者ランキングによると…」のような宣伝の文章が延々と続いていたら、面談を断られるかもしれません。